Còn nhớ những ngày đầu mới kinh doanh, mỗi lần nhận được đơn hàng lớn từ công ty, khách sạn hay các đơn vị cần xuất hóa đơn VAT, tôi lại đứng tim. Lô hàng thì đẹp, giá thì tốt, nhưng tôi không có hóa đơn hợp pháp đầu vào từ Trung Quốc để xuất ra cho khách. Kết quả? Hoặc là từ chối đơn hàng đáng tiếc, hoặc là phải chấp nhận mất một khoản kha khá để “xử lý” hóa đơn, vừa tốn kém vừa không an tâm.

Đó chính là lúc tôi nhận ra: muốn kinh doanh bài bản, muốn bán được cho các đối tác lớn và yên tâm phát triển lâu dài, hợp pháp hóa nguồn hàng nhập khẩu là điều bắt buộc. Và con đường ấy chính là nhập hàng chính ngạch từ nguồn hàng order 1688. Hôm nay, tôi sẽ chia sẻ với bạn quy trình thực tế mà tôi đã trải qua, để bạn có thể chủ động có được bộ chứng từ “sạch” cho shop của mình.

Bước 1: Hiểu Đúng Về “Chính Ngạch” Trong Bối Cảnh Cá Nhân & SME

Trước hết, hãy gạt bỏ suy nghĩ “chính ngạch” là gì đó to tát, chỉ dành cho các tập đoàn lớn. Với cá nhân kinh doanh hay doanh nghiệp SME như chúng ta, nhập chính ngạch thực chất là việc khai báo và nộp thuế đầy đủ cho lô hàng nhập khẩu, từ đó được cấp đầy đủ tờ khai hải quan (Customs Declaration) và hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) hợp pháp. Bộ chứng từ này chính là “căn cước” hợp pháp của lô hàng, giúp bạn xuất hóa đơn VAT đầu ra cho khách hàng một cách minh bạch.

Bước 2: Chuẩn Bị Từ Nguồn Hàng – Yêu Cầu Hóa Đơn Từ Nhà Cung Cấp Trên 1688

Đây là bước nền tảng, phải làm ngay từ khi đàm phán đặt hàng.

  • Lựa chọn nhà cung cấp có tư cách pháp nhân: Ưu tiên những xưởng, công ty có danh hiệu “Gold Supplier” lâu năm. Họ thường là doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh, có khả năng và quen với việc xuất hóa đơn xuất khẩu.
  • Thương lượng rõ ràng ngay từ đầu: Khi chat đặt hàng, bạn cần nói rõ (dùng dịch): “Tôi cần một Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) và Packing List (Phiếu đóng gói) đầy đủ, chính xác, có đóng dấu của công ty bạn. Thông tin trên hóa đơn sẽ dùng để làm thủ tục nhập khẩu tại Việt Nam.”
  • Kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn: Hóa đơn thương mại (thường là Form VAT Invoice hoặc Commercial Invoice của Trung Quốc) phải có đầy đủ:
    • Tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty bên Trung Quốc.
    • Tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty bạn tại Việt Nam (nếu bạn có công ty) hoặc thông tin cá nhân (nếu nhập với tư cách cá nhân).
    • Mô tả chi tiết hàng hóa, mã HS code (nếu có), đơn giá, tổng giá trị.
    • Chữ ký và đóng dấu của công ty bán.

Bước 3: Làm Việc Với Đối Tác Vận Chuyển – Chọn Forwarder Có Dịch Vụ Khai Báo Hải Quan

Bạn không cần phải tự mình ra cảng làm thủ tục. Hãy tìm một đơn vị forwarder (logistics) uy tín, có dịch vụ khai báo hải quan trọn gói. Họ chính là cánh tay phải của bạn.

  • Cung cấp đầy đủ chứng từ: Gửi cho forwarder bộ chứng từ bạn nhận được từ nhà cung cấp: Hợp đồng mua bán (nếu có), Commercial Invoice, Packing List, Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill).
  • Forwarder sẽ hỗ trợ bạn:
    1. Khai báo tờ khai hải quan dựa trên thông tin bạn cung cấp.
    2. Tính toán và thông báo các loại thuế, phí bạn phải nộp: Thuế nhập khẩu, Thuế VAT (GTGT), và các loại phí hải quan khác.
    3. Nộp thuế thay bạn và lấy Tờ khai hải quan điện tử đã thông quan – Đây là chứng từ QUAN TRỌNG NHẤT, chứng minh lô hàng của bạn đã nhập khẩu hợp pháp.

Bước 4: Nhận Chứng Từ “Vàng” Và Hạch Toán Kế Toán

Sau khi lô hàng thông quan và về đến kho, forwarder sẽ bàn giao cho bạn bộ chứng từ gốc hoàn chỉnh, bao gồm:

  • Tờ khai hải quan điện tử (bản có dấu “Đã thông quan” của Hải quan Việt Nam).
  • Commercial Invoice & Packing List gốc từ nhà cung cấp Trung Quốc.
  • Các chứng từ thanh toán (nếu thanh toán qua ngân hàng).

Với bộ chứng từ này:

  • Nếu bạn có công ty: Giao toàn bộ cho kế toán để hạch toán chi phí nhập khẩu, khấu trừ thuế VAT đầu vào (nếu có), và tính vào giá vốn hàng bán. Bạn hoàn toàn có cơ sở để xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng.
  • Nếu bạn là cá nhân: Bộ chứng từ này là bằng chứng hợp pháp về nguồn gốc hàng hóa, giúp bạn minh bạch với đối tác và cơ quan thuế.

Lời Tâm Tình Cuối: Sự Đánh Đổi Xứng Đáng

Tôi sẽ không nói dối: nhập chính ngạch làm tăng chi phí (thêm thuế nhập khẩu, VAT, phí khai báo hải quan) và kéo dài thời gian (thêm vài ngày cho thủ tục). Giá vốn mỗi sản phẩm sẽ cao hơn so với nhập tiểu ngạch.

Nhưng hãy nghĩ đến thứ bạn nhận được:

  • Sự an tâm tuyệt đối: Không lo sợ kiểm tra, không bị đánh giá là hàng không rõ nguồn gốc.
  • Mở rộng cơ hội kinh doanh: Tự tin nhận đơn hàng lớn từ doanh nghiệp, cơ quan nhà nước.
  • Xây dựng thương hiệu uy tín: Bạn kinh doanh minh bạch, có đầy đủ chứng từ. Điều này vô giá.

Với tôi, đó là một sự đánh đổi hoàn toàn xứng đáng. Nó không chỉ là bài toán kinh tế, mà là bước đi chiến lược để xây dựng một công việc kinh doanh vững chắc, có thể phát triển lớn mạnh và lâu dài.